Die Erfahrung zeigt, dass die Abrechnung der Betriebskosten, auch Nebenkosten genannt, immer wieder zum Streit zwischen Vermietern und Mietern führt. Kein Wunder, denn einem Bericht des NDR zufolge, ist jede zweite Betriebskostenabrechnung in Deutschland fehlerhaft. Die Folge sind meistens teure und langwierige Prozesse. In diesem Beitrag versuche ich die wichtigsten Punkte bei der Erstellung einer Abrechnung verständlich zu erklären.
Einer der wichtigsten Punkte der korrekten Nebenkostenabrechnung ist die Frist, die der Gesetzgeber im § 556 Abs. 3 BGB geregelt hat. Danach sind Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abzurechnen, wobei die Abrechnung dem Mieter spätestens nach zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen muss. Die Folge der verpassten Frist ist grundsätzlich der Verlust des Anspruchs. Im Klartext: Der Vermieter darf danach keine Nachzahlung mehr verlangen.
Die Nebenkostenarten sind auch von großer Bedeutung für die Abrechnung. Nicht alle Kosten, die dem Vermieter entstehen sind umlagefähig. § 2 der Betriebskostenverordnung regelt welche Kosten der Vermieter auf den Mieter abwälzen kann. Wichtig: Die umlagefähigen Positionen können im Mietvertrag aufgeführt werden. Nach höchstrichterlicher Rechtsprechung genügt es, wenn der Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung Bezug nimmt; BGH WuM 2004,290. Verwaltungskosten (Hausverwalter, Porto, Bankgebühren), Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (z.B. Reparaturen der Heizung, Renovierungen des Treppenhauses) sind nicht umlagefähig und können deshalb nicht vom Mieter verlangt werden.
Die Einhaltung der Form ist auch von großer Bedeutung. Folgende Angaben sind in einer Nebenkostenabrechnung unverzichtbar:
- eine geordnete Zusammenstellung aller Einnahmen und Ausgaben
- die Benennung und Erläuterung des zugrunde liegenden Umlageschlüssels
- die Berechnung der auf den Mieter entfallenden Anteils
- die Angeben über die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen
Die Rechtsprechung verlangt darüber hinaus, dass eine formell ordnungsgemäße Abrechnung klar, übersichtlich und aus sich verständlich sein muss. Ein durchschnittlicher Mieter muss also in der Lage sein die Abrechnung zu verstehen und ggfls. nachzuprüfen.
Fazit:
Die Erstellung einer korrekten Abrechnung ist nicht einfach. Wie bereits dargelegt kann eine verspätete oder fehlerhafte Nebenkostenabrechnung zum Verlust des Anspruches führen. Wer auf die Hilfe eines regelmäßig teuern Profis verzichten möchte kann zur Abrechnung ein Computerprogramm verwenden. Die Software ist zwar nicht kostenlos, spart aber Zeit und unnötigen Ärger.